Der Begriff Datensilo bezeichnet Datenbestände und Informationen, die an unterschiedlichen Orten im Unternehmen abliegen und auf die nur bestimmte Abteilungen oder Nutzer Zugriff haben.
Nicht immer sind Datensilos negativ: In einigen Spezialfällen müssen sie existieren, um bestimmte Compliance- oder Datenschutz-Richtlinien zu erfüllen, wie z.B. im Bankwesen.
Hinderlich sich Datensilos im Online-Marketing und in der Kundenansprache. Kunden und Interessenten treten an vielen Stellen der Customer Journey mit einem Unternehmen in Kontakt. An jedem dieser Kontaktpunkte entstehen verschiedene Daten zum Nutzer – diese werden meist in unterschiedlichen Programmen oder Datenbanken gespeichert. Um Kunden über die verschiedenen Stellen der Customer Journey hinweg einheitlich anzusprechen, müssen Datensilos vermieden, aufgelöst oder untereinander verknüpft werden.
Existieren mehrere Silos mit denselben Daten, entstehen Fehler, denn die Daten werden womöglich nicht gleichwertig gepflegt. Des weiteren benötigen Datensilos mit denselben Daten einen vielfach höheren Speicherplatz und verursachen höhere Arbeitsaufwände.
Um Nutzer möglichst individuell anzusprechen, sind relevante und aktuelle Nutzerdaten enorm wichtig. Hierzu zählen beispielsweise persönliche Vorlieben (bevorzugte Marken oder Kategorien), die Kaufhistorie des Nutzers sowie möglicherweise bestehende Newsletter-Abonnements. Nur Unternehmen, die diese Nutzerdaten aktuell halten und pflegen, kennen ihre Nutzer und können so das Einkaufserlebnis für die Kunden kanalübergreifend optimieren. Allerdings wird die Gefahr des Anlegens von Datensilos höher, je mehr Kanäle zur Verfügung stehen, um mit den Usern in Kontakt zu treten.
Anhand eines Beispiels wird dies besonders deutlich: Ein Nutzer kauft monatlich in einem Online-Shop ein, besucht den Shop aber täglich auf der Suche nach besonderen Angeboten. Ein weiterer User besucht die Seite nur einmal monatlich, kauft aber bei jedem Besuch. Hierbei handelt es sich um User mit sehr verschiednen Ansprüchen. Vermutlich ist aber im Customer-Relationship-Management-System (CRM) bei beiden der Vermerk „kauft einmal pro Monat“ hinterlegt. Eine differenzierte Ansprache wird erst möglich, wenn die Daten aus dem CRM-System mit Verhaltensdaten auf der Website zusammengeführt werden.
Um Datensilos aufzulösen wird eine zentrale Datenbasis benötigt, um das Unternehmen und seine Abteilungen auf die Kundenbedürfnisse auszurichten und eine personalisierte Ansprache zu ermöglichen. Der Zugriff muss aus allen Abteilungen möglich sein, um Anfragen schnell und richtig beantworten zu können. Dies ermöglicht eine übergreifende Plattform (zum Beispiel eine Customer Data Platform) oder eine Marketing Suite. Mit ihnen können die Daten miteinander verknüpft und für eine optimierte Ansprache genutzt werden.